ساختمان های دیروز، نیاز امروز نیست

در گذشته نه چندان دور که خبری از بایگانی دیجیتال و حذف گسترده کاغذ و دفاتر نبود لزوماََ بایستی در کنار میز کار، فایل یا کمد بایگانی و قفسه هایی جهت نگهداشت و مراجعه به دفاتر و پرونده ها وجود می داشت و باز الزاماََ باید اتاقی جهت قراردادن این ملزومات در اختیار هر فرد کارمند قرار می گرفت تا مسئول حفظ اموال و مدارک باشد.
اما با گذشت زمان و گسترش فضای دیجیتالی و استفاده از سیستم های رایانه ای، انتظار بور بخش اعظم این وسایل حذف و کنار گذاشته شود .
ولی علی رغم تغییری که در روش و شیوه کار اداری و نیازهای سخت افزاری صورت گرفت لکن به همان شیوه سنتی، وابستگی ها ادامه پیدا کرد و حتی فایل، کمد و قفسه ها هر چند خالی یا انبار وسایل اسقاط شده در اتاق ها مستقر ماند .
شیوه منسوخ سنتی، اکنون نیز که هر یک از ادارات از سامانه ها و نرم افزارهای داخلی و تخصصی بهره می برند همچنان ادامه دارد و گویا کسی به فکر این سرمایه عظیم که می تواند تبدیل به احسن شود نیست.
همچنین وقتی قرار است در دولت الکترونیک کارمندان با یک دستگاه رایانه و حداکثر اسکنر و یا دورکار، کار کند و دیگر نیازی به ملزومات معمول اداری نیست، پس برای اتاق کار فردی که این روزها اتاق خلوت کلرمندان است هم توجیهی باقی نخواهد ماند .
با حذف اتاق های متعدد ساختمان های اداری که انرژی، استهلاک و هزینه نگهداری زیادی را سالانه به دولت تحمیل می کند و بیشتر در ادارات هم اتاق شخصی خوانده می شود و بعضا مفروش شده ، فواید دیگری همچون شفافیت، افزایش نظارت، سهولت برای مراجعین، جلوگیری از پرسه بی ارتباط در فضای مجازی، تلفن های شخصی و قول و قرار های مستعد تخلف که کار مدیریت و نظارت را مشکل می نماید، باقی نمی گذارد.
همینطور با اصلاحات و تغییراتی که در چارت سازمانی ادارات صورت گرفته در کمتر اداره ای شما می توانید شاهد استفاده کامل از تمام فضاهای اداری باشید و ارباب رجوع بعضا یک یا چند اتاق خالی و بسته را باید پشت سر بگذارد تا اتاق مورد نظر را پیدا و امضا یا نامه ای را دریافت دارد و این در حالی است که کارکنان نیز بر اساس زیبایی، نظر شخصی و یا چشم انداز ساختمان، برای خود اتاقی را اشغال و در ایام کرونا قُرق نموده اند .
در این راستا بخش خصوصی و نیمه دولتی که هزینه های جاری و رضایت مشتری برای آنها مهم است اقدامات قابل توجهی انجام داده اند و با کمترین فضا و هزینه بیشترین و کیفی ترین خدمات را ارائه می کنند. هر چند در بعد فرهنگی و رفاهی جا برای کار بسیار دارند.
اما نکته این است حال که دولت بالاخره به فکر کاهش هزینه های جاری و تعدیل کارکنان تحت امر افتاده است بنظر می آید دستگاه های اداری و اجرایی دولتی که سالانه هزینه های سنگینی در نگهداری و زیباسازی ساختمان ها می پردازند، بایستی با تجدید نظر و اندک تغییراتی در ساختمان های اداری که عمدتا از اسکلت آهن و بتن ساخته شده اند و نقشه داخلی آنها به آسانی قابل تغییر است، امور اداری و اجرایی را زیر یک سقف و با پارتیشن بندی سبک یا شیشه تجمیع نموده و نظم و کارایی بیشتری به فضا و کارهای اداری بدهند و ضمن کاهش هزینه ها، رضایت ارباب رجوع و راندمان کار را بالا برده و بعد ایمنی و نظارت را ارتقاء دهند .
همچنین در شرایط کنونی اداری که حتی دستگاه های نظارتی از طولانی شدن کارهای اداری و سیکل گردش کارها خسته شده اند و از طرفی دولت بدنبال تسهیل در امور اداری و پاسخ سریعتر به مکاتبات و مجوزهاست بنظر می رسد شرایط و فضای جدیدی برای خدمت و چرخش کار سالم و کم هزینه باید فراهم آید .